Ceremonies zorgen voor bedding van openheid en verbinding tijdens het European Organisation Design Forum

Op 7 en 8 oktober 2022 vond de jaarlijkse conferentie van the European Organisation Design Forum (EODF) plaats in Bilbao voor zo’n 100-tal leden van het netwerk. En dit op het terrein en in de gebouwen van Mondragon. Het thema van de bijeenkomst was effectieve wendbaarheid op het werk en hoe dit vorm te geven binnen de organisatie.

Dieper gronden om wendbaar te zijn 

Het EODF bestaat om de gemeenschap, praktijk en strategische rol van Organisatie Design uit te bouwen. Het is een ongeëvenaard Europees platform om organisatie bouwers knowhow te laten delen, ontwikkelen en verrijken. 

Wendbaarheid is vandaag geen “nice to have”, maar een essentiële kwaliteit voor elke organisatie en elke leider. Een diepe en veilige bedding is nodig wanneer de dagelijkse realiteit voortdurend verandert. Waarden en doel geven richting, vertrouwen en ruimte om de koers op een authentieke manier te kunnen aanpassen wanneer nodig. 

Rituelen bieden de ruimte om ons te verbinden met die diepere persoonlijke en collectieve bron aan waarden. Ze laten de verandering van de toekomst zien. En ze spreken verschillende lagen aan, bewust en onbewust, zichtbaar en onzichtbaar, om diepgaand te verbinden in tijden van onzekerheid. Het EODF beoogde dan ook een sfeer van saamhorigheid en diepe verbinding en hoopte dit te versterken via het werken met verschillende rituelen tijdens de conferentie.

Rituelen als medicijnwiel, Kasàlà’s en toekomstdenken verweven doorheen de dag 

Het team van Corporate Rituals stelde een combinatie van verschillende rituelen voor, nl. (1) het medicijnwiel (wiel van de vier richtingen) dat de cycli die aanwezig zijn in de natuur, in ons leven en in vele processen in organisaties weerspiegelt, (2) de Kasàlà, een oude Afrikaanse orale traditie in de vorm van een speciaal gemaakte poëtische tekst die wordt gebruikt om een individu, een groep of een plaats te vieren en (3) een toekomstige generaties ritueel om de deelnemers te verbinden en samen te brengen. 

Naast belangrijke elementen als natuur, oude riten en kunst als inspiratiebron, lieten we ons ook vooral inspireren door de plaats Bilbao en het organisatieteam van EODF.

You created a harmonic space where we had a great flow of energy, balance and openness.

Ana-Maria Cocean, conferentieverantwoordelijke European Organisation Design Forum

Verschillende ceremonies gaven mee vorm aan de conferentie 

Tijdens een openingsceremonie werden de vier (wind)richtingen geopend als een manier om zich te verbinden met zichzelf, met de plaats (Mondragon, Bilbao), met EODF-collega’s, met de hele wereld, met zichtbare en onzichtbare krachten en de hele (natuurlijke) wereld bewust aanwezig maken. Het opende de conferentie als een veilige ruimte. 

• De vier seizoenen/windrichtingen vormden het onderliggend canvas voor het ontwerp van de ruimte:
• in het zuiden of de “zomer” een plaats om actief te zijn, te discussiëren, te vieren en te verbinden
• in het westen of de “herfst” een plaats om los te laten, afscheid te nemen, te rouwen en emoties te voelen
• in het noorden of de “winter” een plaats om stil te staan, om na te denken over waarden en fundamenten, maar ook om te dromen
• in het oosten of de “lente” een plek om ideeën te creëren, te experimenteren en een nieuwe visie te ontwikkelen
• en in het midden een plek om gewoon te zijn, diep adem te halen en contact te maken met alle richtingen en zichzelf. 

Daarenboven werden deelnemers uitgenodigd met verschillende lenzen naar de seizoenen te kijken en in het wiel te stappen: vanuit persoonlijke (ontwikkeling), Organisation Design, vanuit een leiderschapsrol, een EODF lens, vanuit de wereld. 

Er was ruimte voor een ceremonie van dankbetuiging aan de aftredende voorzitter, waarin de verschillende fasen van zijn leven als voorzitter werden doorlopen, met dankbaarheid voor wat hij heeft achtergelaten en ruimte voor vernieuwing.

Aan het einde van de conferentie werd de veilige ruimte afgesloten met een slotceremonie om de vier richtingen terug te sluiten en de intentie met de aanwezigen te zetten om wat in Bilbao gecreëerd is in alle richtingen verder te verspreiden. Deze ceremonie werd tijdens één van de sessies van de conferentie vormgegeven met verschillende deelnemers.

Tijdens verschillende ceremonies en momenten kwamen de andere rituelen aan bod. Zoals de Kasàlà, een manier om je eigen en elkaars sterke namen te noemen en lof te zingen over de kunst van het mens zijn. Het is een woord ritueel afkomstig uit het hart van Afrika dat het leven en de schoonheid daarvan bezingt. Het helpt ons te herinneren wie we werkelijk zijn. Krachtige woorden en zinnen gaven tijdens de conferentie uitdrukking aan de zaden die geplant werden voor organisatieontwerp en -verandering.

Tot slot hielp ook een variant van het Zevende Generatie ritueel om te identificeren met de toekomstige generaties en bewust te zijn van de effecten van onze keuzes op lange termijn. 

Erg leuk was ook de ‘sock competition’, een eigen ritueel van EODF, om uit te pakken met de grappigste, meest opvallende sokken.

De aanwezigheid van CR en de rituelen die we uitvoerden zorgden in de eerste plaats voor een andere, minder zakelijke sfeer, waarbij mensen werden uitgenodigd om dieper in verbinding te gaan. Daarnaast trokken we voor een internationaal deelnemersveld van organisatiedeskundigen een nieuw palet aan mogelijkheden open, die hun eigen denken en praktijk kunnen verbreden.